Röviden
A fontos dokumentumokat azok köré a helyzetek köré szervezd, amikor szükséged van rájuk, ne egy bonyolult irattározási elmélet köré. A hivatalos eredetiket tartsd védett és elfogadott helyen, a gyors hozzáféréshez pedig hozz létre egy kisebb referenciarendszert.
1. Előbb gyűjts, utána kategorizálj
Gyűjtsd össze a papírmappákat, letöltött fájlokat, e-mail-mellékleteket és telefonos fotókat, amelyek jelenleg az irattáradat alkotják. Ne rendezd át őket külön-külön. Először lásd át, mi van meg.
2. Válaszd külön az eredetiket és a másolatokat
Bizonyos fizikai dokumentumokat továbbra is eredeti formában kell bemutatni. Ezeket ennek megfelelően tárold. Egy digitális másolat vagy Panza-kártya könnyebben megtalálhatóvá teheti az adatokat, de nem változtatja meg a hivatalos követelményeket.
3. Valódi élethelyzetek szerint csoportosíts
Az utazás, egészség, otthon, jármű, iskola és biztosítás jellegű kategóriák gyakran könnyebben fenntarthatók, mint egy mély mappahierarchia. Olyan neveket válassz, amelyeket egy másik családtag magyarázat nélkül is megért.
Gyakori hibák
- mindent beszkennelni, mielőtt eldöntenéd, mi hasznos
- több másolatot tartani anélkül, hogy tudnád, melyik az aktuális
- túl sok kategóriát létrehozni
- azt feltételezni, hogy a digitális másolat mindig kiváltja az eredetit
- elfelejteni a lejárt vagy lecserélt dokumentumok felülvizsgálatát
Hol segít a Panza?
A Panza egy beszkennelt dokumentumból vizuális kártyát készíthet, és a forrásdokumentumot a hasznos adatok közelében tarthatja. Akkor vezesd be, amikor már eldöntötted, mi tartozik a rendszeredbe, hogy a pakli fókuszált és felismerhető maradjon.