Ne az iratszekrénnyel kezdd
Hanem az idegesítő pillanatokkal.
Az útlevélszámmal, amit megint a párodtól kellett elkérni. A biztosítási dokumentummal, amit telefonálás közben kerestél. A garanciával, amiről tudtad, hogy létezik, csak pont addig nem találtad meg, amíg ki nem fizetted a javítást.
Ezek a helyzetek mutatják meg, mely dokumentumoknak kell jobb rendszer.
Mindent egyszerre rendbe rakni nagy projekt. Azokkal kezdeni, amelyek újra és újra időt rabolnak, sokkal gyorsabban ad használható eredményt.
1. Írj egy rövid „ezt állandóan keressük” listát
Mielőtt fájlokat mozgatnál vagy papírokat szkennelnél, írd össze azokat a dokumentumokat, amelyek mostanában már okoztak súrlódást.
Gondold végig, hol lehetnek jelenleg:
- pénztárcában vagy fiókban
- papírmappában
- a Fotókban
- a Fájlok vagy Letöltések között
- e-mail-mellékletként
- felhős tárhelyen
- szolgáltatói appban
- egy másik családtag telefonján
Nem az egész életedet leltározod. Csak megkeresed a visszatérő bajkeverőket.
Kezdj öt-tíz darabbal.
2. Keresd meg az aktuális verziót
A dokumentumrendszerezés egyik csendes problémája a duplikáció.
Egy tavalyi scan. Egy frissebb PDF e-mailben. Három fotó ugyanarról a kártyáról. Egy fájl FINAL, mellette egy másik FINAL-2 néven.
Minden fontos elemnél döntsd el, melyik a jelenlegi verzió. Az elavult kényelmi másolatokat, ahol ezt biztonságosan megteheted, töröld vagy különítsd el egyértelműen.
Hivatalos eredetit ne semmisíts meg csak azért, mert van róla digitális másolatod.
3. Válaszd külön a forrást és a gyors hivatkozást
Néha az egész dokumentum kell.
Gyakran csak egyetlen adat.
Lejárati dátum. Kötvényszám. Azonosító. Tagsági kód.
Kezeld ezt két külön igényként:
Forrás: maga a dokumentum, a teljes kontextussal.
Gyors hivatkozás: az az adat, amit újra és újra előveszel belőle.
Sokkal hasznosabb együtt tartani őket, mint egy számot bemásolni egy véletlen jegyzetbe, aztán fél év múlva találgatni, hogy mihez tartozott.
4. Élethelyzetek szerint rendszerezz, ne bürokrácia szerint
A mély mappahierarchiák általában azon a napon logikusak, amikor létrehozod őket.
Hónapokkal később már nem biztos, hogy emlékszel, valami a Személyes > Ügyintézés > Biztosítás vagy az Otthon > Pénzügy > Kötvények alatt van.
A való életből jövő csoportok gyakran könnyebbek:
- Utazás
- Család
- Egészség
- Autó
- Otthon
- Biztosítás
- Tagságok
Olyan nyelvet használj, ami annak egyértelmű, aki tényleg használni fogja a rendszert.
Ha egy kategóriát magyarázni kell, egyszerűsítsd.
5. Nevezz el mindent emberi módon
Az IMG_4837 technikailag név.
Csak nem hasznos.
Olyan neveket válassz, amelyek már az első kérdésre válaszolnak:
- Emma — Útlevél
- Autó — Biztosítás
- Otthon — Garancia — Mosógép
A pontos formátum kevésbé fontos, mint a következetesség és a felismerhetőség.
6. Ne keverd össze a szkennelést a rendszerezéssel
A szkennelés egy problémát old meg: a papírból digitális fájl lesz.
Azt nem dönti el, mi fontos, melyik példány az aktuális, hol van benne a hasznos adat, vagy hogyan fogja egy másik családtag később megtalálni.
Ezért lehet egy óriási mappa beszkennelt dokumentumokkal ugyanannak a régi káosznak az új változata.
Digitalizálj válogatva. Rendszerezz tudatosan.
7. Tartsd meg az eredetit, ahol az eredeti számít
A digitális másolat kényelmes. Nem automatikusan elfogadott helyettesítője egy hivatalos dokumentumnak.
A fizikai eredetiket tartsd biztonságos helyen, amikor szükség van rájuk vagy nehéz lenne pótolni őket. Vidd magaddal, amikor egy utazás, hatóság vagy szervezet a tényleges dokumentumot kéri.
A digitális rendszer könnyítse meg a hétköznapi hozzáférést, ne arra ösztönözzön, hogy kidobj valami fontosat.
8. Adj a rendszernek egy apró karbantartási szabályt
Nem kell negyedéves dokumentummenedzsment-konferenciát szervezni a nappaliban.
Elég egy egyszerűbb szabály:
Ha valami változik, frissítsd.
Új útlevél? Cseréld a régit. Új biztosítás? Frissítsd az aktuálisat. Lejárt garancia, amire már nincs szükséged? Vedd ki.
A rendszer sokkal könnyebben marad tiszta, ha a karbantartás a változás pillanatában történik.
Itt jön képbe a Panza
A Panza a dokumentum tárolása és tényleges használata közötti részre épül.
A hasznos adatok lehetnek elöl egy vizuális kártyán, miközben az eredeti dokumentum elérhető marad mögötte. Így könnyebb felismerni a megfelelő elemet anélkül, hogy a forrás egy külön elfelejtett fájllá válna.
Nem kell az egész életedet beköltöztetni a Panzába.
Kezdd azokkal a dokumentumokkal, amelyek miatt már most is keresgélsz.
Ha a következő idegesítő pillanat rövidebb lesz, már megérte.