Kezdd magával a telefonnal
Egy dokumentumapp nem tudja kompenzálni a védtelen készüléket.
Használd az iPhone elérhető biztonsági lehetőségeit, és úgy gondolj a készülékjelszóra, mint minden mögötte lévő adat védelmére, nem csak a zárolási képernyőre.
Ezután jöhetnek maguk a dokumentumok.
Ne keverd össze az elérhetőséget azzal, hogy mindenhol ott van
A megszokott rövidítés egyszerű: lefotózol egy igazolványt, elmentesz egy PDF-et, elküldöd magadnak, újra letöltöd, majd screenshotolod azt a részt, ami kell.
Ugyanaz az érzékeny dokumentum máris ott van a Fotókban, a Fájlokban, az Üzenetekben, a Mailben és a Letöltésekben.
Egyszer kényelmes. Később nehéz átlátni.
Jobb rendszer az, ahol az aktív másolatok száma elég kicsi ahhoz, hogy tudd, hol vannak.
Csak az kerüljön a telefonra, ami kiérdemli a helyét
Kezdd azokkal a dokumentumokkal, amelyekre a fizikai mappától távol is szükséged lehet: személyazonosító adatok, biztosítás, járműpapírok, utazási dokumentumok, tagságok vagy hasonló hivatkozások.
Ne tölts fel egy teljes életre szóló archívumot csak azért, mert van tárhely.
A kisebb aktív készletet könnyebb átnézni, amikor valami lejár, megváltozik vagy már nem kell magaddal vinned.
Válaszd külön a gyors választ a teljes dokumentumtól
Legtöbbször egy mező kell, nem hat oldal.
Kötvényszám. Lejárati dátum. Dokumentumszám. Tagsági azonosító.
A gyors hivatkozás legyen könnyen elérhető, de maradjon összekötve a forrással. Ha az adat önmagában nem elég, azonnal tudd, melyik dokumentumból jött.
Szűken ossz meg
Ha valakinek egy dokumentum kell, egy dokumentumot ossz meg.
Ne egy szűk kérést oldj meg egy olyan teljes mappával, amely tele van más, oda nem tartozó személyes adattal.
A Panza ezt a modellt követi: a tulajdonos egyedi dokumentumot oszt meg megtekintői vagy szerkesztői szereppel, amit később módosíthat vagy visszavonhat.
Takaríts, amikor elmúlt a pillanat
A problémás rendetlenség sokszor nem a rendezett példány. Hanem az ideiglenes másolat, amelyről elfelejtetted, hogy ideiglenes.
Utazás, ügyintézés, javítás vagy biztosítási kár után nézd át a Fotókat, letöltéseket és üzeneteket, maradt-e ott felesleges érzékeny duplikátum.
A biztonságos dokumentumkezelés részben tárolás. Részben törlés.