Az utazás általában a bőrönd előtt kezdődik
Az online check-in útlevélszámot kér.
Az autóbérlős űrlap jogosítványadatot szeretne.
Az utasbiztosítást könnyű elfelejteni egészen addig, amíg hirtelen szükség nem lesz rá.
Ezek nem bonyolult kérdések. Az teszi őket idegesítővé, hogy az információ fizikai dokumentumok, régi fotók, e-mailek, a Fájlok, szolgáltatói appok és a foglalást intéző ember között oszlik szét.
Az utazási papírmunka ritkán egyetlen nagy probléma.
Inkább sok apró na ezt hova tettük? pillanat.
Arra rendszerezz, ami tényleg történik az úton
Egy egyhetes utazáshoz nincs szükséged mini irattári osztályra.
Kezdd azokkal a helyzetekkel, ahol tényleg használod a dokumentumokat:
- foglalás vagy online check-in
- határ- vagy személyazonosság-ellenőrzés
- utasbiztosítási ügyintézés
- autóbérlés vagy vezetési papírmunka
- útlevél- vagy személyes adatot kérő űrlapok
- amikor egy családtagnak kell egy dokumentum, miközben az eredeti valaki másnál van
Ez sokkal tisztább rendszerhez vezet, mint minden utazási e-mail archiválása.
A gyors adat és a teljes dokumentum két külön feladat
Az útlevélszám hasznos indulás előtt. Maga az útlevél továbbra is a dokumentum.
Egy biztosítási kötvényszám elég lehet egy ügyintézés elindításához. A kötvényben van minden más.
Egy jogosítványadat kitölt egy űrlapot. Magára a jogosítványra később még szükség lehet.
Utazási dokumentumoknál ezért hasznosabb a gyors hivatkozást a forrás közelében tartani, mint választani a kettő között.
Tedd átláthatóvá a paklit még indulás előtt
Ne a pultnál derüljön ki, hogy három fájlod neve is scan_final_2.pdf.
Használj egyértelmű neveket. Legyenek vizuálisan megkülönböztethetők a kapcsolódó dokumentumok. Töröld az elavult másolatokat. Indulás előtt nézd át azokat, amelyeken dátum szerepel.
A cél egyszerű: ha valaki kér egy dokumentumot vagy abból egyetlen adatot, már tudd, hol keresd.
Itt jön képbe a Panza
A Panza egy fontos dokumentumból vizuális kártyát készít, amin a hasznos adatok rögtön látszanak, miközben az eredeti dokumentum is hozzá kapcsolva marad.
Ez utazásnál különösen kézenfekvő: a kártya elintézi a gyors kérdést, a forrás pedig ott van, amikor a teljes dokumentum számít.
Családi utazásnál pedig ugyanabban az ismerős pakliban lehetnek az úti alapdarabok, mint az otthon is használt fontos dokumentumok.
Kevesebb keresgélés indulás előtt. Kevesebb keresgélés akkor is, amikor már úton vagy.